Protocollo di gestione

CANALE DI SEGNALAZIONE VERDIAN, B.V.

VERDIAN, B.V. ha volontariamente implementato un Canale di Segnalazione come meccanismo aziendale per facilitare la segnalazione di potenziali condotte irregolari, pratiche scorrette o qualsiasi altra questione che gli individui desiderino portare all’attenzione dell’azienda.

Lo scopo del Canale di Segnalazione è fornire un mezzo sicuro, accessibile e confidenziale a dipendenti, collaboratori, fornitori e terze parti collegate all’azienda per segnalare qualsiasi preoccupazione relativa alle operazioni o all’ambiente aziendale.

Questo canale non costituisce un sistema di segnalazione interna obbligatorio ai sensi della Legge 2/2023, del 20 febbraio, bensì uno strumento di miglioramento interno promosso da VERDIAN, B.V. come parte del suo impegno verso l’etica, la trasparenza e i principi di buona governance aziendale.

DIRITTI DEL SEGNALANTE E GARANZIE PROCEDURALI

Il Canale di Segnalazione di VERDIAN, B.V. è un meccanismo volontario che può essere utilizzato, in buona fede, per segnalare qualsiasi condotta irregolare, violazione interna o negligenza che possa riguardare l’azienda o il suo ambiente professionale.

VERDIAN, B.V. si impegna a implementare una serie di garanzie per proteggere i segnalanti e assicurare una corretta gestione delle comunicazioni ricevute:

Diritto alla riservatezza e all’anonimato

I segnalanti possono scegliere di inviare le proprie segnalazioni in forma anonima o con identificazione.

In ogni caso, l’azienda tratterà le informazioni con la massima riservatezza. L’accesso alle comunicazioni sarà strettamente limitato alle persone espressamente autorizzate a ricevere, analizzare e gestire tali segnalazioni.

Protezione contro le ritorsioni

VERDIAN, B.V. garantisce che nessuna azione ritorsiva o sfavorevole sarà intrapresa nei confronti di coloro che, agendo in buona fede, utilizzano il Canale di Segnalazione per denunciare fatti o situazioni che ritengono irregolari, anche se tali fatti non dovessero poi essere provati.

Utilizzo responsabile — Segnalazioni fatte in malafede

  • Il Canale di Segnalazione deve essere utilizzato in modo responsabile e in buona fede. L’uso del canale per formulare accuse false, maliziose o intenzionalmente dannose non sarà tollerato.
  • Qualora, a seguito di analisi, una segnalazione risulti contenere informazioni manifestamente false, presentate in malafede o attraverso un abuso di diritti, l’azienda potrà chiudere il caso e, ove appropriato, intraprendere le azioni legali corrispondenti contro l’autore.

Esclusioni dal Canale

  • Il Canale di Segnalazione non è destinato a questioni che coinvolgono informazioni classificate, segreti professionali legalmente protetti, o argomenti che sono soggetti a specifiche procedure legali.
  • Non è inoltre il canale appropriato per reclami personali di natura lavorativa, commerciale o contrattuale, i quali devono essere gestiti attraverso i meccanismi interni previsti dall’azienda.

Trattamento delle segnalazioni

  • VERDIAN, B.V. confermerà la ricezione delle comunicazioni entro un periodo massimo di 7 giorni, ove possibile (eccetto in caso di segnalazioni anonime per le quali non siano state fornite informazioni di contatto).
  • L’azienda si impegnerà a risolvere la questione o a informare sullo stato di avanzamento del processo entro un massimo di 3 mesi dalla ricezione della segnalazione, a meno che la natura del caso non richieda un periodo più lungo, che dovrà essere debitamente giustificato.
  • Le segnalazioni saranno valutate oggettivamente e nel rispetto dei diritti di tutte le parti coinvolte.
  • Qualora venga accertata una condotta irregolare, VERDIAN, B.V. adotterà le misure appropriate.
  • Nel caso di segnalazioni anonime, i segnalanti potranno monitorare l’andamento accedendo al canale utilizzando l’ID del caso fornito dal sistema, permettendo così la continuazione della comunicazione, l’aggiunta di informazioni o la ricezione di risposte.

DIRITTI DEI SOGGETTI SEGNALATI E GARANZIE PROCEDURALI

VERDIAN, B.V. assicura che la gestione delle comunicazioni ricevute tramite il Canale di Segnalazione rispetti non solo i diritti del segnalante, ma anche quelli di qualsiasi persona potenzialmente coinvolta nella segnalazione.

Di conseguenza, l’azienda si impegna a garantire i seguenti principi durante l’intero processo:

Diritto alla presunzione di innocenza

  • Ogni individuo menzionato in una segnalazione sarà trattato con rispetto per il suo diritto alla presunzione di innocenza.
  • Nessuna misura disciplinare o limitativa dei diritti sarà imposta a meno che la veridicità e la gravità dei fatti segnalati non siano state garantite attraverso una corretta indagine.

Diritto all’informazione e ad essere ascoltati

  • La persona interessata sarà informata delle accuse mosse nei suoi confronti, in tempi e modi ritenuti appropriati per preservare l’integrità del processo di valutazione.
  • Le sarà concessa l’opportunità di fornire la propria versione dei fatti e di presentare qualsiasi argomento o prova che ritenga opportuna.

Diritto alla riservatezza

  • I dati personali delle persone coinvolte saranno trattati con la massima riservatezza, e l’accesso sarà limitato a coloro che sono autorizzati a gestire la segnalazione.
  • Sarà fatto ogni sforzo per evitare danni ingiustificati alla reputazione e all’onore delle persone coinvolte.

Diritto a un’indagine imparziale

  • L’azienda garantirà un’indagine condotta in modo obiettivo e imparziale, basandosi su dati verificabili.
  • Sarà mantenuto un equilibrio tra la necessità di proteggere l’azienda, il legittimo interesse a chiarire i fatti e i diritti di tutti gli individui coinvolti.

PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Qualsiasi dato personale raccolto tramite il Canale di Segnalazione sarà trattato in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla Legge Organica 3/2018 (LOPDGDD), esclusivamente ai fini della gestione e dell’indagine delle segnalazioni ricevute.

Verranno applicati i seguenti principi:

  • Minimizzazione dei dati: Saranno trattati solo i dati strettamente necessari. I dati irrilevanti verranno eliminati.
  • Riservatezza: L’accesso sarà limitato al personale autorizzato e, se necessario, alle autorità competenti.
  • Conservazione: I dati saranno conservati solo per il tempo necessario ad elaborare e risolvere la segnalazione. Successivamente verranno eliminati, a meno che non sussista un obbligo legale di conservazione.
  • Diritti: Gli interessati potranno esercitare in qualsiasi momento i loro diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e reclamo dinanzi all’Autorità Spagnola per la Protezione dei Dati.

Per maggiori informazioni o per esercitare i tuoi diritti, puoi contattare: grievances@verdianpower.com.

ACCESSO AL CANALE DI SEGNALAZIONE

Il sistema di segnalazione interno (Canale di Segnalazione) è disponibile sul sito web aziendale verdianpower.com, nella sezione “Condividi la tua opinione”.

Il canale è gestito tramite lo strumento IT Whistle-Bit, fornito dal fornitore Infodenuncias, S.L. (www.infodenuncias.com).

Titolare del Sistema di Segnalazione Interna (Canale di Segnalazione):

Il Responsabile del Sistema di Segnalazione Interno (Canale di Segnalazione) è Verdian, B.V. (grievances@verdianpower.com).