BÚSTIA DE QUEIXES DE VERDIAN, B.V.
VERDIAN, B.V. ha implementat de manera voluntària una Bústia de Queixes, com a via corporativa per facilitar la comunicació de possibles conductes irregulars, males pràctiques o qualsevol altra qüestió que es desitgi posar en coneixement de l’empresa.
L’objectiu de la Bústia de Queixes és proporcionar un canal segur, accessible i confidencial a disposició dels empleats, col·laboradors, proveïdors i tercers que tinguin relació amb l’empresa, per comunicar qualsevol preocupació relacionada amb l’activitat de la companyia o amb el seu entorn.
Aquest canal no constitueix un sistema obligatori d’acord amb la Llei 2/2023, de 20 de febrer, sinó una eina de millora interna promoguda per VERDIAN, B.V. com a part del seu compromís amb l’ètica, la transparència i el respecte pels principis de bon govern corporatiu.
DRETS DE L’INFORMANT I GARANTIES DEL PROCÉS
La Bústia de Queixes de VERDIAN, B.V. està concebuda com una eina d’ús voluntari per comunicar, de bona fe, qualsevol conducta irregular, incompliment intern o mala pràctica que pugui afectar l’empresa o el seu entorn professional.
VERDIAN, B.V. es compromet a aplicar una sèrie de garanties orientades a protegir els informants i vetllar per la gestió adequada de les comunicacions rebudes:
Dret a la confidencialitat i a l’anonimat
- L’informant podrà optar per enviar la seva comunicació de manera anònima o identificada.
- En qualsevol cas, l’empresa tractarà la informació amb la màxima confidencialitat. Només hi tindran accés les persones expressament autoritzades per a la seva recepció, anàlisi i gestió.
Garantia de no represàlies
VERDIAN, B.V. garanteix que no s’adoptaran represàlies ni es prendran mesures desfavorables contra aquells que, actuant de bona fe, utilitzin la Bústia de Queixes per informar sobre fets o situacions que considerin irregulars, fins i tot si finalment no es demostrés l’existència d’una infracció.
Ús responsable del canal — Comunicacions de mala fe
La Bústia de Queixes s’ha d’utilitzar de manera responsable i honesta. No es tolerarà l’ús del canal per fer denúncies falses, malicioses o amb intenció de perjudicar tercers.
En cas que, després de l’anàlisi d’una comunicació, es conclogui que els fets són manifestament falsos i que la denúncia ha estat feta de mala fe o amb abús de dret, l’empresa podrà arxivar-la i, si escau, adoptar les mesures legals oportunes contra l’autor.
Exclusions del canal
La Bústia de Queixes no està destinada a tractar qüestions que afectin informació classificada, secrets professionals legalment protegits, ni matèries amb procediments legals específics.
Tampoc és el canal adequat per a reclamacions personals de caràcter laboral, comercial o contractual que hagin de canalitzar-se per altres vies previstes per l’empresa.
TRAMITACIÓ DE LES COMUNICACIONS
VERDIAN, B.V. acusarà recepció de les comunicacions rebudes en un termini màxim de 7 dies, sempre que sigui possible (excepte en casos de denúncies anònimes sense mitjà de contacte).
L’empresa procurarà resoldre o informar sobre l’estat de la tramitació en un termini no superior a 3 mesos des de la recepció de la comunicació, excepte si la naturalesa del cas requereix més temps, degudament justificat.
Les comunicacions seran analitzades objectivament, respectant els drets de totes les parts implicades.
En cas d’acreditar-se conductes irregulars, VERDIAN, B.V. adoptarà les mesures oportunes.
En els casos de comunicacions anònimes, l’informant podrà fer un seguiment tornant a accedir al canal mitjançant l’identificador de cas proporcionat per l’eina, cosa que permetrà mantenir la comunicació i, si escau, aportar més informació o rebre resposta.
DRETS DE LA PERSONA DENUNCIADA I GARANTIES DEL PROCÉS
VERDIAN, B.V. vetlla perquè la gestió de les comunicacions rebudes a través de la Bústia de Queixes respecti no només els drets de l’informant, sinó també els de qualsevol persona afectada per la comunicació.
En aquest sentit, l’empresa es compromet a garantir les premisses següents durant la tramitació dels fets comunicats:
Dret a la presumpció d’innocència
- Tota persona esmentada en una comunicació serà tractada amb respecte al seu dret a la presumpció d’innocència.
- No s’adoptarà cap mesura sancionadora o limitadora de drets sense haver constatat prèviament la veracitat i gravetat dels fets denunciats mitjançant una investigació adequada.
Dret a la informació i a l’audiència
- La persona afectada serà informada dels fets que se li atribueixen en el moment i forma que es consideri més adequat per preservar la integritat del procés.
- Se li garantirà l’oportunitat d’exposar la seva versió dels fets i aportar al·legacions o proves que consideri oportunes.
Dret a la confidencialitat
- Les dades personals de les persones afectades es tractaran amb la màxima confidencialitat, limitant-ne l’accés al personal estrictament autoritzat.
- Es procurarà evitar perjudicis injustificats a la reputació i honorabilitat de les persones implicades.
Dret a una investigació objectiva
- L’empresa vetllarà perquè la investigació dels fets sigui objectiva, imparcial i basada en dades verificables.
- Es respectarà l’equilibri entre la protecció de l’empresa, l’interès legítim d’esclarir els fets i els drets de totes les persones involucrades.
PROTECCIÓ DE DADES PERSONALS
Les dades personals recollides a través de la Bústia de Queixes es tractaran d’acord amb el Reglament (UE) 2016/679 (RGPD) i la Llei Orgànica 3/2018 (LOPDGDD), amb l’única finalitat de gestionar i investigar les comunicacions rebudes.
S’hi aplicaran els principis següents:
- Minimització de dades: només es tractaran les dades estrictament necessàries. Les dades impertinents seran eliminades.
- Confidencialitat: l’accés estarà limitat al personal autoritzat i, si escau, a les autoritats competents.
- Conservació: les dades es conservaran només durant el temps necessari per gestionar i resoldre la comunicació. Posteriorment seran eliminades, llevat d’obligació legal.
- Drets: els interessats podran exercir en qualsevol moment els seus drets d’accés, rectificació, supressió, limitació, oposició i reclamació davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades.
Per a més informació o per exercir drets, podeu contactar a: grievances@verdianpower.com
ACCÉS A LA BÚSTIA DE QUEIXES
El sistema intern d’informació (Bústia de Queixes) està disponible a la pàgina web corporativa verdianpower.com, a l’apartat “Comparteix la teva opinió”.
La Bústia de Queixes s’instrumentalitzarà a través de l’eina informàtica Whistle-Bit, proporcionada pel proveïdor Infodenuncias, S.L.
www.infodenuncias.com
Responsables del Sistema Intern d’Informació (Canal de Denúncies):
El Responsable del Sistema Intern d’Informació de l’empresa serà Verdian, B.V. (grievances@verdianpower.com)
