BUZÓN DE QUEJAS DE VERDIAN, B.V.
VERDIAN, B.V. ha implementado de forma voluntaria un Buzón de Quejas, como vía corporativa para facilitar la comunicación de posibles conductas irregulares, malas prácticas o cualquier otra cuestión que se desee poner en conocimiento de la empresa.
El Buzón de Quejas tiene como finalidad proporcionar un canal seguro, accesible y confidencial a disposición de empleados, colaboradores, proveedores y terceros que tengan relación con la empresa, para comunicar cualquier preocupación relacionada con la actividad de la compañía o con su entorno.
Este canal no constituye un sistema obligatorio conforme a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, sino una herramienta de mejora interna promovida por VERDIAN, B.V. como parte de su compromiso con la ética, la transparencia y el respeto de los principios de buen gobierno corporativo.
DERECHOS DEL INFORMANTE Y GARANTÍAS DEL PROCESO
El Buzón de Quejas de VERDIAN, B.V. está concebido como una herramienta de uso voluntario para comunicar, de buena fe, cualquier conducta irregular, incumplimiento interno o mala práctica que pudiera afectar a la empresa o a su entorno profesional.
VERDIAN, B.V. se compromete a aplicar una serie de garantías orientadas a proteger a los informantes y a velar por la adecuada gestión de las comunicaciones recibidas:
Derecho a la confidencialidad y al anonimato
- El informante podrá optar por enviar su comunicación de forma anónima o identificada.
- En cualquier caso, la empresa tratará la información con la máxima confidencialidad. Solo tendrán acceso a las comunicaciones las personas expresamente autorizadas para su recepción, análisis y gestión.
Garantía de no represalias
- VERDIAN, B.V. garantiza que no se adoptarán represalias ni se tomarán medidas desfavorables contra quienes, actuando de buena fe, utilicen el Buzón de Quejas para informar sobre hechos o situaciones que consideren irregulares, incluso si finalmente no se acreditara la existencia de una infracción.
Uso responsable del canal — Comunicaciones de mala fe
- El Buzón de Quejas debe utilizarse de manera responsable y honesta. No se tolerará el uso del canal para efectuar denuncias falsas, maliciosas o con intención de dañar a terceros.
- En caso de que tras el análisis de una comunicación se concluyera que los hechos son manifiestamente falsos y que la denuncia ha sido realizada de mala fe o con abuso de derecho, la empresa podrá archivar la misma y, en su caso, adoptar las medidas legales oportunas frente a su autor.
Exclusiones del canal
- El Buzón de Quejas no está destinado a tratar cuestiones que afecten a información clasificada, a secretos profesionales legalmente protegidos, ni a aquellas materias en las que existan cauces legales específicos para su tramitación.
- Tampoco es el cauce adecuado para reclamaciones personales de carácter laboral, comercial o contractual que deban canalizarse por otros medios previstos por la empresa.
Tramitación de las comunicaciones
- VERDIAN, B.V. acusará recibo de las comunicaciones recibidas en un plazo máximo de 7 días, siempre que sea posible (salvo en los casos de denuncias anónimas en las que no se haya facilitado un medio de contacto).
- La empresa procurará resolver o comunicar el estado de la tramitación en un plazo no superior a 3 meses desde la recepción de la comunicación, salvo que la naturaleza del caso requiera un plazo mayor, que será debidamente justificado.
- Las comunicaciones serán analizadas de manera objetiva, respetando los derechos de todas las partes implicadas.
- En caso de acreditarse conductas irregulares, VERDIAN, B.V. adoptará las medidas oportunas.
- En los casos de comunicaciones anónimas, el informante podrá realizar un seguimiento accediendo nuevamente al canal mediante el identificador de caso que le haya sido facilitado por la herramienta, lo que permitirá mantener la comunicación y, en su caso, aportar información adicional o recibir respuesta.
DERECHOS DEL DENUNCIADO Y GARANTÍAS DEL PROCESO
VERDIAN, B.V. vela por que la gestión de las comunicaciones recibidas a través del Buzón de Quejas respete no solo los derechos del informante, sino también los de cualquier persona que pudiera verse afectada por la comunicación.
En este sentido, la empresa se compromete a garantizar las siguientes premisas durante la tramitación de los hechos comunicados:
Derecho a la presunción de inocencia
- Toda persona mencionada en una comunicación será tratada con respeto a su derecho a la presunción de inocencia.
- No se adoptará ninguna medida sancionadora o limitativa de derechos sin que previamente se haya constatado la veracidad y gravedad de los hechos denunciados mediante una investigación adecuada.
Derecho de información y de audiencia
- La persona afectada por una comunicación será informada de los hechos que se le atribuyen, en el momento y forma que se considere más adecuado para preservar la integridad del proceso de análisis.
- Se le garantizará la oportunidad de exponer su versión de los hechos y aportar las alegaciones o pruebas que considere oportunas.
Derecho a la confidencialidad
- Los datos personales de las personas afectadas se tratarán con la máxima confidencialidad, limitando su conocimiento al personal estrictamente autorizado para la gestión de la comunicación.
- Se procurará en todo momento evitar perjuicios injustificados a la reputación y a la honorabilidad de las personas implicadas.
Derecho a una investigación objetiva
- La empresa velará por que la investigación de los hechos comunicados sea realizada de manera objetiva, imparcial y basada en datos verificables.
- Se respetará el equilibrio entre la protección de la empresa, el interés legítimo de esclarecer los hechos y los derechos de todas las personas involucradas.
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Los datos personales que puedan recabarse a través del Buzón de Quejas serán tratados de acuerdo con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), con la única finalidad de gestionar e investigar las comunicaciones recibidas.
Se aplicarán los siguientes principios:
- Minimización de datos: solo se tratarán los datos estrictamente necesarios. Los datos impertinentes serán eliminados.
- Confidencialidad: el acceso estará limitado al personal autorizado para la gestión del Buzón y, en su caso, a las autoridades competentes si fuese necesario.
- Conservación: los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para tramitar y resolver la comunicación. Posteriormente serán eliminados, salvo que exista obligación legal de conservación.
- Derechos: los interesados podrán ejercer en todo momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
Para más información o para el ejercicio de derechos, puede contactarse a: grievances@verdianpower.com.
ACCESO AL BUZÓN DE QUEJAS
El sistema interno de información (Buzón de Quejas), se encuentra disponible en la web corporativa verdianpower.com en el apartado “Comparte tu Opinión”.
El Buzón de Quejas será instrumentalizado a través de la herramienta informática denominada Whistle-Bit facilitada por el proveedor Infodenuncias, S.L. www.infodenuncias.com.
Responsables del Sistema Interno de Información (Canal de Denuncias):
El Responsable del Sistema interno de Información de la empresa será Verdian, B.V. (grievances@verdianpower.com)
